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Excel – Automatisierung (1)
von Helga Hilke | 12. März 2010
In Unternehmen werden sehr häufig Berechnungen mit MS Excel erledigt. Dabei können die meisten Mitarbeiter problemlos Daten und einfache Formeln eingeben sowie die Zellen formatieren. Auch der Unterschied zwischen absoluten und relativen Bezügen ist bekannt. Ich beobachtete jedoch oft, dass der Umgang mit Excel uneffektiv geschieht.
Zuweilen werden gewisse Arbeitsgänge in gleicher Weise immer wieder ausgeführt. Zum Beispiel wird eventuell in den Arbeitsblättern der Aufbau der Fußzeile immer in gleicher Weise erzeugt. Für diesen Zweck lohnt es sich, ein Makro zu erstellen. Für das Anlegen einer Fußzeile in einem anderen Arbeitsblatt ruft man dann nur mit einem Arbeitsgang das Makro auf. Und so geht’s in Excel 2007:
Vorbereitungen treffen
Es wird die Registerkarte Entwicklertools benötigt.
Falls Sie bei Ihnen noch nicht verfügbar ist, dann aktivieren Sie diese:
Excel-Optionen / Häufig verwendet / Die am häufigsten verwendeten Optionen
In der Gruppe Code der Registerkarte Entwicklertools klicken Sie auf
Makrosicherheit / Alle Makros aktivieren
Setzen Sie ein Häkchen bei „Zugriff auf das VBA-Projektmodell vertrauen“
Da nun keine Sicherheit mehr eingestellt ist, sollte am Ende des Tages wieder die Sicherheit hergestellt werden.
Aufzeichnung des Makro beginnen
Starten Sie die Makroaufzeichnung: Gruppe Code / Makro aufzeichnen
Geben Sie Ihrem Makro einen Nahmen (z. B. Fusszeile).
Sie können Ihrem Makro auch eine Tastenkombination zuordnen (z. B. Strg + Shift+f)
(Mit dieser Festlegung werden die Microsoft-Excel-Tastenkombinationen außer Kraft gesetzt, so lange diese Arbeitsmappe geöffnet ist)
Legen Sie als Speicherort Diese Arbeitsmappe fest.
Bei Verwendung „Persönliche Makroarbeitsmappe“ wird Makro in einer ausgeblendeten Datei Personal.xlsb gespeichert. Beim Erstmaligen Verwenden von „Persönliche Arbeitsmappe“ wird diese Datei erstellt. Beim Schließen von Excel wird gefragt, ob die Änderungen in der persönlichen Makroarbeitsmappe gespeichert werden sollen. Sie befindet sich im Ordner:
(bei XP) C:\Dok. und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLStart
(bei Vista) C:\Benutzer\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLStart
Wenn ein Makro der persönlichen Arbeitsmappe automatisch in einer anderen Arbeitsmappe ausgeführt werden soll, müssen Sie die betreffende Arbeitsmappe ebenfalls im Ordner XLStart speichern, so dass beim Starten von Excel beide Arbeitsmappen geöffnet werden.
Nun können Sie den Zweck Ihres Makros noch beschreiben, damit auch andere, die diese Arbeitsmappe verwenden, sich informieren können. Bestätigen Sie Ihre Eintragungen mit OK.
Von nun an werden alle Aktionen aufgezeichnet. Dies ist in der Statuszeile links zu erkennen.
Fußzeile erzeugen
Register Seitenlayout / Gruppe Seite einrichten / Kopf- Fußzeile / Benutzerdefinierte Fußzeile
Im linken Abschnitt fügen Sie das aktuelle Datum ein
Im mittleren Abschnitt fügen Sie den Dateinamen ein
Im rechten Abschnitt fügen Sie die aktuelle Uhrzeit ein
Formatieren Sie die komplette Fußzeile in Schriftgröße 9
Bestätigen Sie Ihre Eintragungen zwei Mal mit OK.
Aufzeichnung der Arbeitsgänge beenden und Makro testen
Beenden Sie die Aufzeichnung, indem Sie in der Statuszeile links auf das Karo klicken.
Sehen Sie sich in der Seitenansicht das Ergebnis an.
Aktivieren Sie ein anderes Arbeitsblatt.
Testen Sie das Makro: Register Entwicklertools / Gruppe Code / Makros / Markieren Fusszeile / Ausführen
Aktivieren Sie ein anderes Arbeitsblatt. Testen Sie das Makro mit der Tastenkombination.
Makros speichern
Excel-Arbeitsmappen, die Makros enthalten, werden ab Excel 2007 nicht mit derselben Dateierweiterung gespeichert wie einfache Arbeitsmappen. Sie müssen deshalb beim Speichern über Speichern unter auswählen: Excel-Arbeitsmappe mit Makros
Haben Sie Spaß gefunden am Aufzeichnen immer wiederkehrender Arbeitsgänge mittels Makro? Dann überlegen Sie am Wochenende einfach mal, welche Arbeitsgänge in Ihrem Excel-Alltag monoton immer wieder in gleicher Weise ausgeführt werden. Zu Wochenbeginn legen Sie dann für diese Arbeitsgänge Makros an. Sie werden merken, dass Sie viel Zeit gewinnen!
In einem weiteren Artikel lernen Sie den Unterschied zwischen absoluter und relativer Aufzeichnung kennen.
Themen: Lernunterstützung, Tipps für IT-Berufe, Tipps für MS Office | 2 Kommentare »
15. März 2010 - 18:19
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22. Januar 2012 - 19:33
eine unübliche betrachtungsweise. vor allem nicht der übliche mist, wie ich finde.